WMS implementatie | Toepassing van WMS – WMSsystemen.nl

WMS implementatie

De aanschaf van een nieuw WMS kan een onderneming veel geld besparen. Operationele kosten nemen af en de service aan klanten wordt beter en betrouwbaarder. Dat neemt niet weg dat de implementatie van een WMS ingewikkeld is. Een WMS implementatie is een enerverend project, dat niet altijd probleemloos verloopt. Lang niet altijd vinden de verbeteringen van bedrijfsprocessen plaats die men had gehoopt. Vaak ook worden deadlines niet gehaald of is sprake van kostenoverschrijdingen.

Waardoor mislukken WMS implementaties?

Een WMS implementatie is meer dan alleen de technische installatie van de benodigde software. Zo’n implementatie heeft een grote invloed op de manier van werken van medewerkers, en op hun prestaties. Om te kunnen omgaan met dergelijke veranderingen, is meer nodig dan alleen de expertise van een ICT leverancier die een WMS puur technisch aan de praat weet te krijgen. De deskundigheid van ‘verandermanagers’ is nodig: bedrijfskundigen die weten hoe lastig het is om personeel anders te laten werken dan ze jarenlang gewend zijn. Vaak is externe ondersteuning gewenst. Vergeet niet: een mislukking kan een bedrijf jarenlang achtervolgen. Het is belangrijk dat een WMS implementatie een goede planning heeft. Bouw bovendien genoeg test- en trainingsmomenten in. Als de (technische) implementatie plaatsvindt in het weekend – wat meestal het geval is – dan is de uitdaging dat uw klanten na zo’n conversieweekend niets van de veranderingen merken.

Er kunnen zich tijdens een implementatieproces verschillende problemen voordoen. Hieronder enkele voorbeelden:

Medewerkers houden vast aan hun oude werkwijze
Een nieuw computersysteem vergt een andere manier van werken. Maar het gebeurt niet zelden dat medewerkers na de implementatie van een warehouse management systeem toch op dezelfde manier hun werk doen als daarvoor. De verandering is hooguit dat hun werk door een nieuw systeem wordt aangestuurd. Er wordt daardoor niet beter of sneller gewerkt, en dus ook niet efficiënter. U benut alleen alle voordelen van een WMS als uw medewerkers bereid en ook in staat zijn van alle functionaliteiten gebruik te maken. Richt processen opnieuw in en verdeel taken slimmer onder uw personeel. Soms kunnen na de ingebruikname van een WMS stappen in bedrijfsprocessen helemaal worden geschrapt.

Doorschieten met maatwerk
Een probleem is ook dat managers en medewerkers kunnen doorschieten in heel specifieke eisen en wensen die ze stellen aan een WMS. Bijvoorbeeld: extra functionaliteiten die uitkomst moeten bieden in noodsituaties die in de praktijk zelden voorkomen. Vooral als het daarbij gaat om maatwerk, zijn dergelijke toevoegingen erg duur en kosten ze veel extra energie. Om te voorkomen dat de kosten de pan uit rijzen of deadlines niet worden gehaald, is het belangrijk te focussen op waar het in wezen om te doen is: een slimmer magazijnbeheer.

Teveel maatwerk kan ook na de implementatie tot problemen leiden, denk bijvoorbeeld aan updates die een heel specifiek maatwerkdeel van een WMS niet goed bereiken. Voor applicatiebeheerders kan een doorgeschoten ‘maatwerkobsessie’ buitengewoon lastig zijn.

WMS implementatie slaagt bij personeelsacceptatie

Het succes van een warehouse management systeem valt of staat voor een belangrijk deel met de mate waarin personeel het WMS accepteert. Het zijn uiteindelijk medewerkers als heftruckchauffeurs, orderpickers en expeditiemedewerkers die met het WMS uit de voeten moeten kunnen. Zij moeten daarom vertrouwen hebben in het systeem. Voor een effectief gebruik is voldoende draagdracht nodig in de organisatie, en ook voldoende kennis: iedereen moet met het WMS overweg kunnen.

Omgekeerd: de acceptatie van het WMS door het personeel is ook weer afhankelijk van de mate waarin het WMS (goed of niet goed) functioneert. Het is een wisselwerking. Duurt het een tijdje voordat een WMS goed draait, dan leidt dat tot frustraties onder medewerkers, die in het ergste geval het WMS links laten liggen. Als dat gebeurt, loopt een WMS implementatie ernstige averij op, met als gevolg problemen zoals orders die niet (op tijd) worden geleverd. Voor de juiste acceptatie is communicatie belangrijk. Zorg dat iedereen de voordelen van het nieuwe systeem snapt en betrek mensen bij het proces, juist ook werknemers ‘op de vloer’ die het magazijn van binnen en buiten kennen. Daarnaast is een goede training essentieel, zodat medewerkers optimaal met nieuwe technieken kunnen omgaan.

Niet of onvoldoende getest
Kiest uw onderneming voor de implementatie van een WMS, dan is zo’n systeem in de meeste gevallen al eerder geïnstalleerd in andere magazijnen. Dat wil niet zeggen dat de betreffende software niet getest hoeft te worden. Iedere bedrijfsomgeving en ieder magazijn is uniek en stelt andere eisen, denk bijvoorbeeld aan koppelingen met andere systemen, zoals een enterprise resource planning (ERP). Er hoeft weinig fout te gaan om een magazijn danig te ontregelen. Een WMS moet daarom altijd worden getest voordat het in gebruik wordt genomen. Niet met één order, maar liefst met honderden.

Laat uw WMS project niet mislukken en vraag de WMS box aan die u voorbereid op de selectie en implementatie van Warehouse management software.